Branded Content Van 10 tot 14 januari is Omnisport in Apeldoorn het decor voor het EK baanwielrennen 2024. Met nationale en internationale toppers aan de start kunnen wielerliefhebbers zich verheugen op een baanspektakel van het hoogste niveau. In samenwerking met organisator Libéma Profcycling lanceert WielerFlits een miniserie richting de baankampioenschappen. In de eerste aflevering bieden we een kijkje achter de schermen en is Rens Kamphuis aan het woord. De projectmanager van Libéma Profcycling zoekt bij dit EK constant naar de uitdaging om tv-kijkers en bezoekers een beleving te geven die ze op een EK nog niet eerder hebben meegemaakt. Ze proberen de volgende stap te zetten en in te zoomen op een unieke beleving.

Go for excellence

Samen met zijn collega’s bedacht Kamphuis de slogan van het EK baanwielrennen. Die luidt Go for excellence, iets dat in alle lagen van het evenement terugkomt. Uiteraard bij de sporters, maar als projectmanager wil Kamphuis dat ook bij de organisatie terugzien. “Je wilt alles tot in de puntjes geregeld hebben. Ook in 2019 hebben we een EK georganiseerd en richting dit kampioenschap wilden we de volgende stap zetten. Alles nog weer iets beter. Zaken waarmee we de bezoekers kunnen verrassen, dat ze denken: ‘Hier is over nagedacht ten opzichte van de vorige keer’.”

“Ik wil dat iedereen die betrokken is bij het EK baanwielrennen, meer uit zichzelf kan halen dan dat hij zelf verwacht of van te voren zou inschatten. Dat betekent ook dat wij als organisatie handvaten moeten bieden om die volgende stap te kunnen zetten. Een mooi voorbeeld daarvan is de samenwerking met een DJ, waarmee we een eigen soundtrack voor het EK baan hebben laten maken. Hoe kun je namelijk een stap zetten op het gebied van muziek in de hal? Door dus dit te doen, ruim vóór het EK.”

Libéma Profcycling werkt tijdens de baankampioenschappen veel samen met de harde kern van wielervereniging De Adelaar uit Apeldoorn. Daardoor kan Kamphuis met zijn team terugvallen op bijna honderd vrijwilligers met heel veel kennis en ervaring. Onmisbaar. Ook daar komt excelleren in terug. “Je moet je vrijwilligers altijd heel goed verzorgen. Warme kleding, een aandenken, echt goed eten. Daar bezuinigen we niet op. Het draagt ook bij aan blije gezichten tijdens het EK. Mensen zetten dan een stap harder en dat merkt de bezoeker, wiens moraal stijgt. En dat zorgt er dan weer voor dat de sfeer beter is op de tribunes en het toernooi gedenkwaardiger zal zijn.”

Projectleider Rens Kamphuis – foto: Gert Bonestroo

Van A tot Z

Samen met zijn naaste collega Joost van Wijngaarden is Rens projectleider bij verschillende evenementen die vallen onder Libéma Profcycling. Zo doet zijn collega bijvoorbeeld de ZLM Tour, en Kamphuis het NK en EK baanwielrennen. “Het begint allemaal met het binnenhalen van een evenement. Dat doen we samen met onze directeur Martin de Kok. Daarna is dat het organiseren van het evenement van A tot Z. Dat begint bij een projectplan, waaruit allemaal subplannen van onze coördinatoren rollen. Maar ook het samenstellen van het team is een belangrijke taak van ons als projectleider. “

Richting het EK baanwielrennen zelf komt het in deze periode op uitvoeren aan. “Voor mij betekent dat voornamelijk het op hoofdlijnen coördineren van het evenement. Gekscherend noemen ze mij ook weleens de coördinator van de coördinatoren”, lacht Kamphuis. “Begin januari moet het allemaal bij elkaar komen. Als dat allemaal gladjes verloopt, kan ik me richten op relatiemanagement. Dat moet ook wel, je moet het loslaten. Maar omdat het na bijna drie jaar voorbereiding ook voelt als je eigen kindje, kijk je eigenlijk te veel op detailniveau naar wat er allemaal wel en niet klopt. Veel bezoekers zien dat niet. Eigenlijk is dat al een compliment.”

‘Aan zo’n evenement zit best wel wat risico vastgekleefd’

Nu we ruim twee weken voor het EK zitten, vinken Kamphuis en co de laatste zaken in de draaiboeken af. De grootste uitdaging daarbij is het rondkrijgen van de begroting. “Aan zo’n evenement zit best wel wat risico vastgekleefd,” legt hij uit. “De kaartverkoop komt pas de laatste drie tot twee maanden echt op gang. Daardoor zit je heel lang in onzekerheid over je financiële plaatje. Daarnaast ben ik er verantwoordelijk voor dat de neuzen constant dezelfde kant op blijven staan. De belangrijkste taak is dat iedereen vanuit mijn projectplan snapt wat de doelen en doelstellingen zijn waar we aan willen voldoen.”

Een andere grote uitdaging is de plaatsing op de kalender. “De periode rond Kerstmis en Oud & Nieuw is voor ons operationeel gezien heel ongunstig. Qua kaartverkoop kan het juist net weer een boost geven. De goedkoopste tickets kosten 17,50 euro en dat geeft over het algemeen snel weg als cadeautjes tijdens de feestdagen. Daar zetten we in onze marketing ook op in. Maar operationeel is het een crime. Eigenlijk moet je alles op 20 december binnen hebben en dus twee weken verder vooruit plannen. We gaan er vanuit dat de meeste inkoop daarna niet meer geleverd kan worden. Daarmee bouwen we zekerheid in.”

Op 5 januari begint in Apeldoorn namelijk de opbouw van het evenement. “Afgelopen week ben ik heel erg druk geweest met de allerlaatste administratie in goede banen te leiden. Om leveranciers echt achter de broek aan te zitten om alles voor 20 december te leveren. Als je dat namelijk op 2 januari over de schutting gooit, hebben al die bedrijven honderd ongelezen emails. Voordat ze dan net bij onze bestelling zijn, is het 4 januari en moeten wij het een dag later al hebben. Dat heb ik veelvuldig uitgelegd, om voor ons projectteam de deadlines te bewaken. Nu is alles zo goed als rond, waardoor we de komende dagen hopelijk rustig aan het kerstdiner zitten.”

foto: Davy Rietbergen

Mooi moment

Zo’n project van drie jaar, betekent veel voor Kamphuis. “Ik kijk er vooral heel erg naar uit. Het begint nu letterlijk vorm te krijgen, alles waaraan je al zo lang werkt. Tot die tijd beperkt dat zich tot wat je ziet op je beeldscherm, de hoeveelheid mails die je krijgt en af en toe een praatje met een enthousiasteling”, legt hij uit.

“Als het EK er dan is, is dat letterlijk loon naar werken. Dat is altijd een heel mooi moment, als de renners binnenkomen, de bezoekers er zijn, iedereen blij is en iedereen een leuke dag heeft. Dat is waar je het uiteindelijk voor doet. Met één specifiek moment: als het echt muis- en muisstil is vlak voor een finalerit. En dat dan na de finish groot gejuich losbarst. Kippenvel.”